O conceito de um escritório virtual contempla o gerenciamento de correspondências, um endereço fiscal/comercial para a empresa, atendimento telefônico exclusivo e outros benefícios, enquanto o profissional pode estar no regime de teletrabalho. A economia do escritório virtual é notória!
Economia com o escritório virtual
O escritório virtual tornou-se uma estratégia incrivelmente popular para empresas de todos os tamanhos.
A taxa de implementação vai desde profissionais autônomos e pequenas empresas com um ou dois funcionários até departamentos inteiros de grandes empresas.
A opção pelo escritório virtual é muito popular entre funcionários, que contam com a conveniência de trabalharem remotamente de suas casas, evitando todo o stress da locomoção diária até a empresa.
Em grandes capitais essa economia pode ser de quatro horas de deslocamento, considerando ida e volta do trabalho.
Utilizar um serviço de escritório virtual pode gerar uma economia bastante considerável para sua empresa.
Em vez de pagar pelo uso de um espaço comercial (arcando com infraestrutura, mobiliário, aluguel, etc.), cada profissional trabalha em sua casa, e você elimina completamente os gastos com o espaço físico.
O trabalho remoto no modelo de escritório virtual pode ser atrativo para funcionários que não se importam com um ou outro benefício, ou para a contratação de profissionais que aceitem trabalhar em casa em troca de um salário ligeiramente menor.
Público do escritório virtual
Empreendedores podem expandir sua área de contratação para praticamente o mundo inteiro.
Em vez de procurar profissionais que vivam na mesma cidade, é possível contratá-los em outras cidades, estados e até em outros países.
Isso permite encontrar talentos que até então passavam despercebidos.
Para um profissional autônomo ou freelancer, o escritório virtual oferece toda a seriedade e profissionalismo que o mercado exige, enquanto a pessoa trabalha de casa por um custo muito inferior do que se precisasse alugar um escritório físico.
Já as grandes empresas podem obter uma enorme redução de custos ao selecionar equipes ou departamentos para trabalharem em casa.
É possível até mesmo ter equipes inteiras em localizações geográficas distintas – por exemplo, você pode manter sua equipe de vendas em uma cidade e a equipe de marketing em outra.
Com grandes vantagens, como:
- Telefonista personalizada: ao contratar os serviços, um número de telefone fixo é ativo exclusivamente para sua empresa;
- Central telefônica: a central atende a ligação com o nome da sua empresa e repassa os recados por e-mail, e por SMS, para o destinatário;
- Gerenciamento das correspondências: toda correspondência ou encomenda é recebida, e o cliente alertado por e-mail sobre a sua chegada;
- Endereço comercial: o cliente utiliza o endereço comercial no seu cartão de visita, folders, website, papelaria, entre outros;
- Endereço fiscal: dependendo do tipo de empresa, o cliente pode colocar o CNPJ dela no endereço do escritório virtual.
Benefícios do escritório virtual
O Escritório Virtual vem com benefícios bastante significativos, mas também com alguns inconvenientes, dependendo do tipo de profissional que utiliza esse serviço.
Para pequenas empresas, profissionais liberais ou autônomos, o Escritório Virtual significa a oportunidade de competir em pé de igualdade com empresas maiores, sem ter que arcar com os altos gastos de um escritório comercial.
Economia com estrutura física
Os custos operacionais como aluguel, IPTU e condomínio são inexistentes para quem opta por utilizar o escritório virtual.
O cliente conta com toda a infraestrutura de uma empresa. São andares corridos com o que há de mais moderno em equipamentos e mobília, e ele apenas utiliza a sede quando tem necessidade de receber alguém ou alguma encomenda.
Essa economia pode chegar a 4 mil reais mensais ou mais, dependendo do tipo de sala que sua empresa alugaria se fosse montar uma sede própria.
O mais importante é que a infraestrutura estará à disposição do cliente sempre que ele precisar, mas sem os custos fixos que uma empresa possui no seu dia a dia.
Economia com descolamento
Transito parado. Horas de engarrafamento. Gasolina com preço nas alturas. Usando um escritório virtual o seu custo de deslocamento é zero!
Como nesses casos o cliente do escritório virtual trabalha em casa, o seu custo, tanto de tempo para se deslocar quanto de transporte é muito baixo.
Mesmo quando é necessário fazer uma reunião, o deslocamento é otimizado com o pré agendamento e a utilização de horários alternativos.
Manutenção zero
Toda empresa precisa de um mínimo de manutenção, seja uma lâmpada que queima, um ar condicionado que estraga ou um piso que quebra.
A utilização do escritório virtual permite que você tenha toda essa manutenção já incluída no pacote, pois independentemente de o profissional trabalhar em casa, todo o escritório tem que estar em perfeito funcionamento para recebê-lo quando ele precisar utilizá-lo.
Investimento inicial inexistente
Imagina ter à sua disposição um endereço comercial em um prédio moderno, sem ter que gastar nenhum centavo com mobiliário, decoração e reformas?
É isso que o escritório virtual faz. Você pode nunca precisar ir até ele, mas ele estará lá pronto para receber qualquer demanda que você possa ter.
Isenção de obrigações fiscais
Para se contratar um escritório virtual, não é necessário ter empresa firma registrada.
Isso possibilita qualquer empreendedor testar seu negócio de uma forma profissionalizada antes de efetivamente formalizar a mesma.
A redução de custo com contabilidade, taxas e impostos pode chegar a mais de um salário mínimo.
Redução de pessoal
Todos os profissionais administrativos são terceirizados quando se opta pelo escritório virtual.
A telefonista, a recepcionista, o motoboy e a limpeza são todos por conta do coworking. Quem não quer ter toda estrutura à sua disposição sem precisar arcar com despesas trabalhistas?
Em números, uma telefonista custa no mínimo R$1.100 reais mais impostos e benefícios, o que no total geraria uma economia de R$ 1.700 reais aproximadamente.
E ainda assim, mesmo que o modelo de escritório virtual não seja o ideal para sua empresa, é possível optar por soluções que ofereçam a mesma flexibilidade e com a redução de custos que as empresas buscam hoje em dia.
Por exemplo, se a sua equipe não consegue trabalhar remotamente com o mesmo desempenho de quanto estavam fisicamente juntos, é possível optar pela contratação de um espaço de coworking para esses profissionais.
Dessa forma, eles continuam trabalhando juntos em um escritório físico, mas com um custo significativamente menor do que se estivessem em um espaço comercial próprio.
