Seja para as pequenas ou grandes empresas, a sala de reunião é um ambiente essencial para diversos fins e existem itens que são essenciais em uma sala de reunião.
Pode-se criar um ambiente formal para reuniões e apresentações de projetos a clientes importantes, utilizar para sessões de brainstorming e treinamento entre a equipe, dar uma função mais social — como eventos comemorativos do negócio —, ou até organizar videoconferências.
Justamente por isso, a arquitetura e decoração desse espaço é de fundamental importância para transmitir a imagem e o nome da empresa.
Pensando nisso, listamos abaixo os 5 itens que não podem faltar na sua sala de reunião. Acompanhe!
Mesas confortáveis e espaçosas.
As mesas são cruciais ao montar uma sala de reunião.
Além de definirem o estilo e o andamento dos encontros, elas determinam a capacidade máxima de pessoas no espaço.
Você pode optar por uma mesa retangular ou oval, com cadeiras dispostas ao redor, escolher um formato mais informal de U, ou ainda preferir várias mesas menores espaçadas dentro do ambiente.
Vale lembrar que o móvel deve ser compatível com as dimensões do ambiente.
Não adianta dispor uma mesa linda no centro da sala se ela é grande ou pequena demais, pois isso pode criar um ambiente claustrofóbico ou dar a sensação de que a decoração está inacabada.
Opte por modelos modernos que permitem conexões de laptops e tablets, com diversas portas de entrada para cabos e conexões.
Cadeiras ergonômicas
Algumas reuniões podem ser extensas e prolongar-se por longos períodos de tempo.
Portanto, para que a conversa permaneça produtiva e confortável, boas cadeiras são fundamentais — por mais simples que possa parecer, as cadeiras têm influência direta na nossa saúde e bem estar.
Procure as que oferecem regulagens, permitindo o ajuste para diferentes usuários, que tenham tecidos e preenchimentos macios na medida certa, e que permitam uma boa transpirabilidade e ergonomia.
Elas também oferecem diferentes designs criativos e inovadores, que podem ir desde um estilo clássico e neutro até um estilo mais moderno e colorido.
Nesse quesito, procure as que melhor representam o estilo da empresa.
Tecnologia integrada
Muitos projetos e apresentações são realizados diariamente em uma sala de reunião, logo, problemas relacionados à tecnologia podem acontecer.
O áudio pode não funcionar na chamada de videoconferência, a bateria do laptop pode acabar, o projetor pode não ligar… etc.
Além do constrangimento, essas confusões técnicas ainda podem fazer com que a empresa perca credibilidade.
Uma solução é integrar os aparelhos eletrônicos em um único “painel de controle”, que é tão fácil de usar como um controle remoto de TV.
Se você quer fazer uma apresentação, por exemplo, basta tocar nesse painel que o sistema integrado se encarregará do resto.
Abaixando a tela de projeção, ligando o projetor, fechando as persianas e exibindo a apresentação na tela.
Facilidades
Uma maneira de garantir um bom rendimento durante as reuniões é oferecer facilidades aos integrantes.
Ter uma mesa de buffet, por exemplo, permite que você sirva frutas e pequenos lanches em encontros que demorem mais tempo.
Outra ideia é colocar no ambiente um pequeno frigobar com uma variedade de bebidas.
Assim, os membros ficam à vontade para pegar o que quiserem sem precisar sair ou serem interrompidos por funcionários responsáveis por esse serviço.
Videoconferência
Se você usar a sala de reunião frequentemente para videoconferências, deve levar em conta alguns detalhes.
O ambiente deve ser uniformemente iluminado para minimizar sombras nas imagens, persianas devem ser instaladas para escurecer o ambiente e evitar que o brilho do sol interfira no processo.
O campo de visão da câmera deve ser livre de objetos (como obras de arte ou plantas), garantindo uma boa qualidade de imagem, um revestimento de isolamento acústico implementado, dentre outros.
Além é claro, de uma boa conexão com a internet que possibilite uma conversa sem interrupções e interferências.
A sala de reunião é um dos ambientes que mais transmitem seriedade e credibilidade dentro da arquitetura corporativa.
Para garantir conforto e funcionalidade não apenas aos funcionários, mas também a diretores de outras empresas, é fundamental fazer um bom projeto.
Esperamos que essas dicas sejam o pontapé inicial para que você transforme o seu espaço e feche muitos negócios.
Você já sabe os itens essenciais em uma sala de reunião, agora, se você não quer investir numa sala de reunião, você pode utilizar as salas de reuniões do DESK Coworking!
