Veja como evitar erros no atendimento telefônico, pois este serviço essencial é uma das formas mais procuradas pelos clientes no momento de entrar em contato com a empresa.
Seja para resolver problemas, conseguir informações, comprar, é claro, entre várias outras funcionalidades disponibilizadas por esse serviço.
Contudo, muitos erros e gafes ainda são cometidos ao utilizar esse meio de comunicação tão conhecido e corriqueiro.
Para ter certeza que sua empresa não está na lista das que cometem alguns dos deslizes mais comuns, listamos aqui 5 pontos que precisam ser evitados para não errar durante o atendimento telefônico.
Confira!
1. Não fazer anotações
Está cientificamente provado que nossa memória de curto prazo não dura mais do que 20 ou 30 segundos, e que não consegue guardar mais do que cinco informações.
Por isso, tenha sempre disponível papel e caneta à mão. Ou algum aplicativo, veja essa lista!
Se preferir escrever em algum computador, pode também.
O que não pode é achar que vai lembrar o nome da pessoa do outro lado da linha, empresa onde ela trabalha, e-mail e outros dados.
Mesmo que só para aquela ligação, anote em algum lugar o que você puder e que for importante para que consiga se concentrar nas outras coisas que a pessoa tem a te dizer.
2. Não saber regular o tom de voz
Ninguém gosta de ser tratado aos berros ou ter que ficar se espremendo contra o telefone para conseguir ouvir o que o outro está falando.
Encontre o tom de voz certo para conversar.
Caso o seu aparelho esteja com algum problema, como ruídos ou chiados, providencie o reparo assim que possível.
Além de ser prejudicial para o seu negócio, pode acabar te dando dor de cabeça.
3. Não prestar atenção durante o atendimento telefônico
O tempo de todo mundo é curto, por isso, preste atenção ao que a outra pessoa deseja.
Por mais que existam detalhes importantes em toda conversa, confira se você conseguiu entender qual é o ponto chave do assunto.
Assim, vocês vão ganhar objetividade e clareza.
Se, por acaso, você achar que está se perdendo na conversa, não há problema em fazer uma pausa e perguntar, com educação, o que a pessoa do outro lado da linha quer.
No caso de você ter originado a ligação, pode relembrar o motivo principal dela se perceber que a outra pessoa está indo para o lado errado.
4. Ser pouco profissional
Diminutivos, apelidos e brincadeiras são sinais de pouco profissionalismo.
Por isso, mantenha uma postura formal, mas também sem ser sério demais.
A simpatia é sempre importante, mas nada de exageros para não comprometer a sua imagem.
5. Não se organizar para o atendimento telefônico
Mantenha disponível e de fácil acesso todo o material (agenda, caderno de anotações, canetas, planilhas, quadros de horários) necessário para o atendimento telefônico.
Não adianta atender o telefone com presteza se você vai demorar dez minutos para encontrar a informação que precisa.
Outra coisa importante é ter horários pré-definidos para fazer suas ligações.
Não vá sair ligando em qualquer horário para as pessoas.
Assim como tem gente que não vai te atender na sexta-feira às 17h59 para resolver um problema, há quem não goste de ser acordado no sábado às 8h00 da manhã.
Serviço de escritório virtual resolve isso
Evitar esses 5 erros é primordial para a qualidade do serviço de atendimento telefônico da sua empresa.
Além disso, ter uma estrutura adequada para realizar os atendimentos é fundamental, portanto, se estiver com alguma dificuldade em atender sua demanda de clientes, talvez seja hora de pensar em um escritório virtual.
Este serviço oferece atendimento telefônico de qualidade, com equipe de profissionais treinados para receber as ligações exclusivas da sua empresa.
Vamos deixar aqui abaixo também um link para você baixar nosso Guia completo sobre Escritório Virtual.
